WADDINXVEEN - Nog steeds wordt in de meeste bedrijven ouderwets vergaderd. Het slurpt tijd en wat het oplevert is in de regel marginaal. Hoe zinvol zijn de meeste vergaderingen? Hoeveel tijd is er mee gemoeid en hoe effectief is de inzet van de deelnemers? Hoe haal je maximaal rendement uit een vergadering? Hoe krijgen deelnemers meer brainpower en waarom nooit meer ouderwets vergaderen. Een aantal belangrijke punten op een rij.

Sociale onzekerheid
Naar schatting heeft twintig tot dertig procent van de deelnemers last van sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en vrij behoudend hun mening geven. Wegens deze reden komen zij in de regel niet veel verder dan te zeggen: “mee eens”.
Een “niet mee eens” vraagt om een onderbouwing en juist dat zorgt voor meer aandacht op zichzelf.

Van buiten een burcht en van binnen brandhout
Zo kan ik het best mijn eigen situatie van 25 jaar geleden omschrijven. Met een flink glas whisky op durfde ik altijd te zeggen wat ik wilde. Broodnuchter had ik daar veel moeite mee. Ik had als grote vent van 100 kg last van blozen en overmatig zweten. Tijdens een vergadering was ik dan met mezelf bezig om de kans om te blozen of zweten onder controle te krijgen. Ik hoorde niet wat iemand zei en tijdens een rondvraag zakte ik het liefst door mijn stoel.

Ik wist nog niet dat ik later een ontdekking zou doen waarmee ik duizenden mensen van dit soort klachten zou afhelpen.
Zo is de een bang om te blozen, de ander heeft angst voor een zweetaanval, weer iemand anders is bang dat de handen gaan trillen of dat de stem trilt, weer een ander dat zijn stem hapert of naar binnen keert, een ander gaat spontaan hyperventileren, weer iemand anders voelt zijn hartslag verhogen, weer een ander gaat stotteren en weer iemand anders krijgt een droge mond. Dit is nog niet alles.
Sommige mensen hebben last van claustrofobie. Gaat de deur dicht dan voelen ze zich opgesloten omdat ze weten dat ze niet ineens kunnen opstappen. Voor hun is een vergadering met een gesloten deur een crime, zeker als die op 8e etage is. Weer anderen zijn bang om het spontaan in hun broek te doen of willen juist wel gaan plassen maar kunnen het gewoon niet meer.

Niet voor hun mening opkomen
Diegenen die niet voor hun mening uitkomen ontbreekt het meestal niet aan een mening, kennis of inzicht. Het komt er alleen niet uit. Zij hebben met elkaar gemeen dat ze er alles aan doen om géén aandacht te krijgen. Immers, wanneer de aandacht op hun wordt gericht, blokkeert het denken en is er paniek.

Proactief en reactief
Het zijn altijd dezelfde mensen die de agendapunten vooraf bestuderen en input geven tijdens een vergadering. Het zijn weer andere mensen die altijd interessant doen tijdens een vergadering en dezelfde domme vragen stellen of opmerkingen maken. De een is proactief en de ander is reactief ingesteld. De reactief ingestelde mensen houden de vergadering enorm op.

Twintig procent is proactief
Om voorgaande redenen is gemiddeld slechts twintig procent van de deelnemers proactief. Stel dat iedereen proactief mee vergadert dan zal een vergadering korter duren en is het rendement veel hoger.

Maximaal rendement uit vergaderen
Worden alle verborgen persoonlijke problemen opgelost, dan wordt maximaal rendement gehaald uit een vergadering. Het is redelijk om te verwachten dat sociale onzekerheid na een adequate training verdwijnt. Zo’n training kan gemakkelijk in groepsverband gegeven worden. In verhouding kost het weinig en het levert het bedrijf enorm veel rendement op. Niet alleen tijdens vergaderingen maar het uit zich ook op alle andere vlakken binnen de organisatie.
Blijven over die mensen die nooit die zijn voorbereid, de domste vragen stellen, interessant doen en de grootste mond hebben. Een aantal gedroeg zich zo vanwege onzekerheid en de anderen gaan automatisch beter gedrag vertonen omdat ze niet willen achterblijven. Goed voorbeeld doet goed volgen. Een mens lijkt immers op een kuddedier.

Sexy vergaderen en meer brainpower
Van een accountmanager die adwords campagnes verkoopt vernam ik dat bij Google wordt vergaderd op skippyballen. Ik geloofde hem onmiddellijk. Op een skippybal is continu het onderlichaam actief om het bovenlichaam in balans te houden. Wetenschappelijke onderzoeken bewijzen dat er meer brainpower is wanneer het lichaam actief is. Ik ben er van overtuigd dat wanneer stoelen plaats maken voor skippyballen, iedereen veel beter bij de les blijft dan anders. Sociale onzekerheid krijgt tijdens zo’n actieve zit nauwelijks een kans om door te zetten.

Staand vergaderen
Ook staand vergaderen is een beter alternatief. Het liefst aan een speciale hoge tafel die voor dit doel is gemaakt. Vergaderingen duren korter en iedereen doet even actief mee. Het bespaart ruimte, aanschaf van stoelen, het levert tijdwinst op en een snellere besluitvorming.

Het kan nog beter/anders
Zou iedereen tijdens de vergadering op een spinfiets zitten en gelijktijdig rustig spinnen, dan is er nog meer lichamelijk activiteit, is het brein actiever en krijgt sociale onzekerheid nog minder kans.
Ideaal is om lopend in het bos of op de hei te vergaderen. Er is veel minder oogcontact, wat minder visuele aandacht betekent. Er is bovendien activiteit, frisse buitenlucht, meer zuurstof en ieders mind werkt op zijn best. Voorwaarde is dat er niet te veel deelnemers zijn.
Persoonlijk geef ik er mijn voorkeur aan om belangrijke gesprekken al lopend te voeren. Een half uur wandelen op de hei, in het bos, of op het strand levert meer uitkomsten op dan zittend aan tafel.

Pieter Frijters | Mind Tuning®