NIJKERK - Administratieve organisatie (AO) is een zelfstandige discipline; zeker bij groeiende organisaties is het van belang daar apart aandacht aan te besteden. Procesbeschrijvingen van administratieve werkzaamheden brengen in feite de AO in kaart. Hoe kunt u daar handig gebruik van maken?

Het doel van AO is, kortweg samengevat, er voor te zorgen dat individuen (werknemers) de organisatie als geheel niet kunnen benadelen. Door bijvoorbeeld met de boekhouding te knoeien, goederen te ontvreemden of gewoon door jarenlang verkeerd te registreren - waardoor een verkeerd beeld van de toestand van het bedrijf wordt verkregen. Op basis daarvan kunnen heel foute beslissingen worden genomen, die het bedrijf op de rand van de afgrond kunnen brengen; de grote angst van managers en eigenaren. In de handboeken (‘Starreveld’!) wordt AO al jaren aangeduid als ‘bestuurlijke informatieverzorging’. En procesbeschrijvingen hebben tot doel de bestuurbaarheid van processen te vergroten en te ondersteunen. Er is dus zeker een link tussen beide begrippen. Het is ook niet voor niets, dat bij de bank waar ik mijn proceskennis heb opgedaan de procesbeschrijvingen een logisch voortvloeisel waren van de AO-beschrijvingen van weleer.

Een zeer belangrijk principe is dat van functiescheiding. Taken zullen altijd zó moeten worden ingericht, dat niet één persoon in staat is zijn eigen werk te controleren. Het is ondenkbaar dat een kassier zelf de kas opmaakt en daarover ook nog rapport uitbrengt.

Of een magazijnmeester die zelf de voorraad rapporteert, zonder verdere controle. Het zou ook niet zo mogen zijn dat iemand die beslissingen over uitgaven neemt die ook zelf administreert. Dat komt toch nergens meer voor?
Een belangrijk aandachtspunt is het laten registreren van werk door degenen die dat werk zelf uitvoeren, of door anderen. Moet je dure hypotheekadviseurs zelf de administratie van hun adviezen laten doen? Of zet je daarvoor enkele backoffice medewerkers neer? De keuze gaat in feite tussen efficiëntie en efficiëntie - en dat is geen typefout. Hypotheekadviseurs weten precies welk advies ze aan wie hebben gegeven en waarom (met welke argumenten). Ze kunnen ze dus het beste zelf in het systeem registreren. Ook een mogelijkheid is die van aparte backofficemedewerkers. Nadelen worden nu voordelen, en omgekeerd. Voor beide keuzes valt, in het kader van kostenbesparing iets te zeggen: in het tweede geval zitten er geen dure mensen administratief werk te doen, in het eerste geval scheelt het mensen, management, informatievoorziening, computers en koffieautomaat, enzovoorts.

De processpecialist kijkt er anders tegenaan. Is het noodzakelijk dat uitvoerend werk en administratie van elkaar gescheiden blijven? Zodat één persoon over het geld kan gaan en de ander de uitgaven controleert? In het geval van de hypotheekadviezen is dat geen probleem. Anders ligt het, als er daadwerkelijk geld op de rekening van een notaris moet worden gestort. Het is ondenkbaar dat dat wordt gedaan door de hypotheekadviseur zelf.

Het principe van functiescheiding is prachtig in procesbeschrijvingen te vatten. Dan moet je wel gebruik maken van beschrijvingen die laten zien wie welke taken uitvoert. Op die manier is de AO vastgelegd in een procesbeschrijving en kun je bijvoorbeeld organisatiewijzigingen van te voren inschatten. Dan moet het wel usance zijn om volgens procesbeschrijvingen te werken.
Niet onbelangrijk is, om de functies van computersystemen of pakketten mee te nemen in de procesbeschrijving. De invoering van een nieuw pakket met andere functies vereist dus ook een nieuwe procesbeschrijving. Een pakket kan bepaalde functies van medewerkers overnemen en daarmee controle overbodig maken, of andere controles noodzakelijk maken - denk aan de controles van totaaltellingen in de boekhouding, die in feite bedoeld waren om optelfouten te voorkomen. Of je nu een grenzeloos vertrouwen hebt in computers of niet, iedereen zal het er over eens zijn dat een optelfout door een computer niet gemaakt wordt. Zo’n controlefunctie hoef je dus niet meer in te bouwen…

Maar ja, wie controleert de functiescheiding? Wie controleert of er volgens procesbeschrijvingen wordt gewerkt? En wie controleert de controleurs? Weet u of er geen gaten in uw AO zitten, en hoe weet u dat zo zeker?

Carolien Kars | Flow Profile