NIJKERK - Bij de jaarwisseling hoort een terug– en vooruitblik, ik kan het niet laten. Wat heeft 2008 ons gebracht op het gebied van procesmanagement?

Op mijn vakgebied was 2008 geen geweldig jaar. Steeds opnieuw moest ik uitleggen, dat procesmanagement niet hetzelfde is als automatisering, en dat je met het een niet meteen het ander in huis haalt. Iets waar MKB–ondernemers alert op te zijn, want voor je het weet zit je met veel kosten waarvoor je (te) weinig terugkrijgt. Zo staat IT kennelijk bekend. Het is dan lastig uit te leggen, dat je met procesmanagement juist kosten gaat bespáren.

BPM in de IT
Steeds vaker zag ik procesmanagement aangeduid worden als BPM – business process management – waarmee het begrip moeiteloos een plek veroverde tussen de wél uit de IT stammende begrippen als SOA, TQM, BIA en andere drieletterafkortingen (voor de leken: Service Oriented Architecture, Total Quality Management en Business–IT Alignment). In de tijd dat ik procesanalisten en informatieanalisten opleidde in de mooie wereld van procesontwerp viel me op hoe verschillend die disciplines met het begrip ‘processen’ omgingen, en wat een verschillende resultaten dat opleverde. In het eerste geval procesbeschrijvingen die door de business worden begrepen en daar bruikbaar zijn, maar uitzonderingen alleen beschrijven als ze risico’s opleveren. In het tweede geval nauwkeurige procedures op basis waarvan geautomatiseerde systemen kunnen worden ontworpen, maar die helaas voor een doorsnee manager niet te volgen zijn.

Laat staan dat deze zijn medewerkers kan verplichten ze letterlijk te volgen.

Hoe dan ook, in 2008 leek procesmanagement definitief ingelijfd te zijn door de IT–wereld. Dat zorgde tevens voor een toevloed aan softwarepakketten waarmee processen kunnen worden beschreven en soms ook geanalyseerd. Dat ligt in het verlengde van BPM als IT–begrip. In die wereld is sterke behoefte aan gedetailleerd vastleggen van ontwerpen, om te voorkomen dat dure software ontwikkelaars dubbel werk doen of steken laten vallen – lees: onderdelen van een systeem maken die niet op elkaar aansluiten.

De verwarring rond procesbegrippen
Een daarmee samenhangend fenomeen is dat van de terminologie. Ik dacht dat men met de term ‘proces’ een duidelijk omschreven iets aanduidde, maar dat blijkt een misvatting te zijn. Hetzelfde geldt voor begrippen als procesarchitectuur, procesmodel, stappen, activiteiten en rollen. Elk bedrijf dat zich met advisering en/of pakketten voor procesmanagement op de markt begeeft hanteert zijn eigen termen en die komen, zoals u begrijpt, niet overeen met die in de boeken. Ook het begrip procesmanagement blijkt voor tweeërlei uitleg vatbaar. In een schema bij een artikel zag ik procesmanagement genoteerd staan bij het uitvoerende niveau, klaarblijkelijk in de betekenis van ‘het managen van processen’. Terwijl procesontwerp (het inrichten van een organisatie) en de procesarchitectuur wel degelijk ook bij procesmanagement horen, maar dan in de betekenis van ‘het managen door middel van processen’. Universiteiten en hogescholen zouden daar verbetering in kunnen brengen. Om te beginnen door procesmanagement als een onderdeel van Bedrijfskunde en AO (Administratieve Organisatie).

Hoop voor 2009
Maar bij het aflopen van het jaar verschenen er toch hoopgevende berichten. Notabene in het lijfblad van de BPM–specialist (BP–Magazine) stond een interview met Dirk Deschoolmeester, hoogleraar emeritus van de faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit Gent. ‘Geen rol voor SOA bij BPM’ kopte het artikel. De boodschap: ‘BPM doet maar één ding: het stelt het denken in processen centraal. Het is een kapstok voor verbetermethodieken in een organisatie, terwijl SOA slechts een hulpmiddel is dat het mogelijk maakt om een technische architectuur onder processen te leggen.’ Juist! Ik heb het altijd wel gezegd.
BPM wordt door deze hooggeleerde gedefinieerd als een continu proces van verbeteren, waarin het ontwerpen en herontwerpen van processen gebeurt op basis van continue metingen van bedrijfsvoeringaspecten.

2009 wordt dus het jaar waarin alle informatieanalisten worden overtuigd om voortaan hun eigen jargon te gebruiken (‘terug in je hok!’), de universiteiten procesmanagement – het managen met processen – gaan ontwikkelen als een zelfstandige discipline en alle business managers en bedrijfseigenaren ervan worden overtuigd dat ze met BPM goud in handen hebben, en ons als adviseurs inhuren om dat goud voor hen te winnen. Al moet erbij opgemerkt worden dat zij dat eigenlijk een jaar geleden hadden moeten doen, toen de kredietcrisis nog een klein, Amerikaans probleem was.
Ik wens alle lezers een gezegend 2009 toe!

Carolien Kars | Kars cum suis