NIJKERK - Het is al vaak genoeg gezegd en geschreven: een strakke sturing van bedrijfsprocessen zorgt voor controle over alles wat de bedrijfsvoering aangaat: efficiënt op kosten sturen, risico’s kennen en weten hoe er mee om te gaan, alleen taken laten uitvoeren die bijdragen aan het gewenste resultaat voor de klant. Bedrijven die met deze insteek hun processen hebben beschreven en er op sturen, zijn in deze tijd goed af.

Sturing
Helaas geldt voor de meeste bedrijven, dat er op geen enkele manier werk gemaakt wordt van processturing. Meestal ontbreekt al het noodzakelijkste: de beschrijvingen van de processen. Die te maken kost geld, en wanneer je er toch niets mee doet is dat weggegooid, toch?

Procesmanagement
Business process management oftewel BPM stelt veel meer voor dan eenvoudig processen automatiseren, schrijven onder meer de analisten van Forrester. Jammer genoeg is dat het enige dat de meeste bedrijven ermee doen – want daar blijft het vaak bij. Onderwijl hameren de BPM–specialisten op de mogelijkheden die je hebt als je procesbeschrijvingen op orde zijn: samenwerking tussen medewerkers goed laten verlopen, ondersteunende en primaire processen aan elkaar koppelen, de juiste manier om de gevolgen van bedrijfsrisico’s te ontlopen, echte efficiëntie nastreven, je klanten laten zien hoe goed je service is.

Organisatieadviseur
De meeste bedrijven lijkt het niets te kunnen schelen (al geloof ik daar niet in), en de enkeling die wél de moeite neemt de processen van zijn bedrijf te laten beschrijven en scannen – een klus voor diezelfde specialisten – stopt ermee zodra de handboeken voor ISO af zijn of de toezichthouder tevreden is.

Het moet gezegd: de specialisten zelf zijn er ook enigszins debet aan. BPM schaart zich tegenwoordig in de lange reeks van drieletter–afkortingen waar de IT–sector patent op heeft. Voor de eerste stap, het automatiseren, kun je toe met IT–adviseurs. De genoemde, nauwelijks verzilverde voordelen achter die eerste stap kun je eerder verwachten van een organisatieadviseur – als die procesmanagement tot zijn aandachtsgebied rekent natuurlijk, en er voor opgeleid is.

Crisistijd
In crisistijd is de eerste reactie: snijden in de kosten. Alle franje gaat er af, en als niets meer helpt, gaan er ook mensen uit. Soms op basis van strategische keuzes (een bedrijfsonderdeel wordt verkocht of gesloten, bepaalde producten worden niet meer gemaakt). Soms door de kaasschaaf te hanteren: hetzelfde doen met minder mensen.

Slimme keuzes
Wie in deze tijd besluit om de processen in zijn organisatie te laten beschrijven, kan gemakkelijk voor gek worden versleten. Laat je daar niet door afleiden, maar maak een paar slimme keuzes, stelt McKinsey Quarterly voor. Geef voorrang aan projecten met een laag risico, die zich richten op efficiëntie en performance. (McKQ gaat uit van automatiseringsprojecten.) Zoals het automatiseren van handmatige activiteiten, toepassingen of hulpmiddelen voor regelgeving en risicomanagement, of het zichtbaar maken van de performance van alle activiteiten en applicaties en hun bijdrage aan de business. Ook BPM–tools worden genoemd: maar die zijn pas nuttig wanneer je besluit je processen te gaan beschrijven! En dat is logisch, want vanuit procesbeschrijvingen zijn de genoemde projecten veel eenvoudiger en beter te beheersen. Je zou er mee moeten begínnen.

Financiëel onderbouwen
Het financieel onderbouwen van primaire processen, net als investeringen in IT, is in crisistijden cruciaal. Op basis van financiële gegevens over alle stappen en handelingen in de processen kunnen onderbouwde besluiten over snijden in kosten genomen worden, zonder dat onbedoelde en onverwachte problemen elders in de processen de kostendaling teniet doen, of zelfs meer dan dat. Zekerheid voor alles! Beschrijf je processen en baseer daar je beslissingen op.

Wat te doen?
Het zal duidelijk zijn: het beschrijven van de processen van je bedrijf is een voorwaarde voor het plukken van vele voordelen. Laat dat wel doen door een specialist met kennis van zaken. Hij of zij hoeft niet alle ins en outs van je bedrijf te kennen, maar moet wel beschikken over voldoende bedrijfskundige kennis.

Carolien Kars | Kars cum suis