Toegevoegd 25-04-2008, laatste wijziging 25-04-2008, 767 keer gelezen Klacht

Troep kun je niet managen, acties wel!

In een vlaag van overzichtsdrang maken we vaak lijstjes, een poging om de controle terug te krijgen over alles wat we nog moeten doen. Deze ‘to do-lijstjes’ hebben echter zelden het niveau dat ze moeten hebben. Het zijn verzamelingen ‘reminders’, bij elkaar geraapte trefwoorden die ons herinneren dat we nog iets moeten. Je hebt echter nog niet bepaald wat je er mee wilt, wat jouw gewenste resultaat is en wat de eerstkomende actie is die je moet uitvoeren om een stap dichter bij jouw gewenste resultaat te komen. Je kijkt er dus ook naar met gezonde weerzin, want zo bij elkaar geplaatst is het een rommelig zooitje ondoenlijkheden.

Een voorbeeld uit de privsfeer. Op het lijstje van Jan staat al enkele weken ‘schuur opruimen’. Dat klinkt toch behoorlijk concreet zou je zeggen. Op zaterdagmiddag heeft hij moed verzameld en loopt naar de schuur. Daar staat direct achter de ingang een grote koelkast die het opruimen onmogelijk maakt. Die koelkast moet dus weg. Op dat moment bedenkt hij dat een goede vriend van hem mogelijk belangstelling heeft voor de koelkast. Hij gaat dus naar binnen om die vriend te bellen. Zijn vriend is inderdaad genteresseerd. Hij haalt hem volgende week op. Tot die tijd kan Jan niet verder met zijn klus. Het kan wel weer weken duren voordat Jan opnieuw al zijn moed bij elkaar heeft geraapt en op zaterdag de schuur in loopt.

Dan kijkt hij eens rond en bedenkt dat hij iets moet hebben om al het afval in te doen. Hij bedenkt dat hij op zaterdag niet de stad in wil en gaat zijn krant weer lezen.

Jan had het ook anders kunnen doen. Hij had zijn reminder ‘schuur opruimen’, kunnen verwerken en kunnen organiseren op zijn actielijst. In dat geval was er het volgende gebeurd.

Enkele weken geleden bedacht Jan dat het goed was om eens de schuur op te ruimen. Waarschijnlijk op een moment dat hij daar niet direct iets mee kon, bijvoorbeeld ’s avonds voor de televisie, of tijdens een saaie vergadering op het werk. Ons brein heeft namelijk geen hersens. Het bedenkt allerlei dingen waarop we op het moment zelf niets mee kunnen. Jan noteert dus ergens op een notitievelletje ‘schuur opruimen’. Deze en andere notities verzamelt hij in zijn verzamelbakje, waar ook allerlei andere documenten, folders en dingen in belanden waar hij nog wat mee wil of moet (een fysiek bakje werkt erg goed).

Nu komt er een moment in de week dat hij alles wat hij heeft verzameld gaat verwerken en organiseren. Dat betekent dat hij item voor item in zijn handen neemt en daarover enkele vragen beantwoordt. Als hij klaar is, is zijn verzamelbakje leeg. Er gaat dus niets terug.

De eerste vraag is: ‘Wat is dit?’ Hiermee maak je concreet wat je precies in je handen hebt en het helpt je met het beantwoorden van de volgende vragen. ‘Nou, een notitie waarop staat dat ik de schuur wil opruimen’, zegt Jan.
De volgende vraag is: ‘Wat is mijn gewenste resultaat?’ Let goed op het woordje ‘mijn’. Met deze vraag geef je aan hoe jij wilt dat het eruit ziet als dit helemaal afgerond is. Wellicht dat het resultaat van je buurman er heel anders uitziet. Jij wilt misschien wel schappen tegen de muur plaatsen en iets maken voor het ophangen van al je gereedschap. Visualiseer dit resultaat. Dat wil zeggen, maak er een beeld van. Doe je ogen dicht en loop door je schuur terwijl deze er uitziet zoals jij zou willen. Maak het zo concreet mogelijk. Succesvolle mensen zijn in staat om hun gewenste uitkomsten te visualiseren. Dat is namelijk een heel krachtig middel om voor jezelf duidelijk te krijgen wat je wilt bereiken, hoe dat eruit ziet, zelfs hoe jij je voelt als je dat hebt bereikt.

Jan heeft nu een beeld van hoe de schuur eruit ziet als deze helemaal is opgeruimd. Dat heeft hij gedaan door na te denken. Niet heel lang maar net lang genoeg om dat beeld te creren. De laatste vraag die hij zichzelf nu stelt is: ‘Wat is de eerstvolgende actie, om dichter bij mijn gewenste resultaat te komen’. Hij heeft het globale beeld van zijn schuur nu en het beeld van zijn ideale opgeruimde schuur. Tja, ik moet dozen halen om afval in te doen. ‘Wat moet ik daarvoor doen?’ Ik moet dozen kopen. Oh nee, bedenkt Jan zich. Eerst moet de koelkast weg, anders kan ik niet aan de slag. Ook nu weer de vraag ‘wat moet ik daarvoor doen?’. Ik moet Frank bellen of hij de koelkast wil hebben. Dat is de ‘eerstkomende actie’.

Deze noteer je op je actielijst en wel op de volgende manier. Je noemt de taak, in dit geval ‘schuur opruimen’. Daarachter zet je Frank vragen of hij koelkast wil hebben. Daarachter zet je de categorie, in dit geval ‘bellen’.

De categorie geeft aan welk hulpmiddel, welke persoon of welke situatie nodig is om de actie af te ronden. Werkgerelateerd denken we dan aan, bellen, aan de computer, overleg met …, boodschappen. Je categorien vul je verder aan naar je persoonlijke situatie. Ik heb bijvoorbeeld een categorie ‘bellen overal’ en ‘bellen computer’. Er zijn een heleboel telefoontjes die ik kan afhandelen als ik in de auto zit. Telefoontjes met potentile clinten wil ik echter achter mijn bureau vandaan doen, waar ik ook pen en papier bij de hand heb en andere relevante informatie.
Je actielijst kun je bijhouden op een blocnote, in een bestand op de computer en op aantal andere manieren. Mijn voorkeur gaat uit naar het gebruiken van de takenlijst in Outlook.

Wat is nu het voordeel van deze methode? Weer even terug naar Jan. Hij heeft enkele weken geleden zijn reminder ‘schuur opruimen’ opgeschreven. Deze heeft hij verwerkt door daarover enkele vragen te stellen en georganiseerd op zijn actielijst. Omdat hij dagelijks kijkt wat er op zijn actielijst staat heeft hij Frank al gebeld, is de koelkast al opgehaald en heeft hij een nieuwe actie genoteerd ‘Dozen kopen’ met als bijbehorende categorie: ‘boodschappen’. Toen hij vorige week langs de doe-het-zelf-zaak kwam op weg van kantoor naar huis, heeft hij ze meegenomen. Hij is door het leren denken in acties productiever geworden, flexibel in het afhandelen van zijn acties, voelt zich prettig want er zit beweging richting zijn gewenste resultaat, niet alleen met zijn schuur maar ook met al die andere zaken op zijn actielijst.

Als jij een to do lijst hebt waarop ‘troep’ staat, gooi hem in je verzamelbak, verwerk item voor item en organiseer de acties op je persoonlijke actielijst. Het is nu eenmaal zo dat je ‘troep’ niet kunt managen, acties wel!

Marijke Blommendaal | Kijk op Organizing