Of u nu in gesprek bent met een klant, een e-mail schrijft of een offerte tikt, u bent bezig met het produceren van zakelijke teksten. Geeft u deze teksten dezelfde professionele aandacht als de tekst in een brochure of presentatie? Het belang ervan is misschien wel groter. Hoe u winst kunt behalen door de telefoon anders op te nemen.

tekst en toon

Bij elk moment dat je als bedrijf in contact treedt met een relatie, is er sprake van communicatie. En dus verdienen al die momenten tenminste dezelfde aandacht als uw visitekaartje. Wat zegt u als u de telefoon opneemt? Wat zeggen uw collega’s als zij een klant te woord staan? Gebruiken zij de juiste toon en de juiste tekst? Wat vertelt u op feestjes over uw bedrijf? Welke woorden gebruikt u tijdens een presentatie? Hebben deze dezelfde toon als de tekst op uw website? Het doel is namelijk in al deze gevallen precies hetzelfde. Er moet in doorklinken wie u bent als bedrijf, wat u te bieden hebt en waarom klanten juist voor u zouden moeten kiezen.

brieven en offertes

Brieven spelen nog altijd een grote rol in het bedrijfsleven. En brieven bestaan bijna puur uit tekst. Het is dus vreemd dat juist in brieven vaak een heel andere toon wordt aangeslagen dan in de brochure of in een persoonlijk gesprek. Zelfs als het schrijven wordt uitbesteed aan een bureau.

De meest gerespecteerde bedrijven spreken in verkoopbrieven opeens met een Tell Sell-achtige toon. Schreeuwerig of bijna kinderachtig. De brief verkoopt misschien goed, maar het is die toon die mensen bijblijft. Nog een voorbeeld: offertes. Wanneer u gevraagd wordt om een offerte uit te brengen, weet u n ding zeker: u krijgt de aandacht van de klant. Hij zal hem lezen en met waarschijnlijk meer aandacht dan een brief of brochure. Waarom zou u dan minder aandacht aan een offertetekst besteden dan aan een brief of brochure?

volgende maand: e-mails

Tot slot het meest genante voorbeeld: e-mails. Deze spelen allang een nog veel grotere rol dan brieven in het zakelijk verkeer, maar er wordt nog maar zelden professionele aandacht aan besteed. Zie uw eigen inbox. Hoeveel e-mails hebben daar een aansprekende titel? Toch is dat het eerste contactmoment. Er worden met e-mails veel meer kansen gemist. Hierover meer de volgende keer.

Geschreven door Wouter van der Land, tekstschrijver