ABCOUDE – Vergaderingen zijn vaak noodzakelijk. Ze kunnen heel productief zijn. Maar even vaak kosten vergaderingen vooral tijd, geld en energie. 12 Tips om effectiever te vergaderen.

Iedereen vergadert
Vergaderingen domineren de manier waarop we tegenwoordig zaken doen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat de gemiddelde professional 61,8 vergaderingen in een maand heeft. Ook in het Nederlandse bedrijfsleven is vergaderen een populaire bezigheid.

Effectiviteit
De effectiviteit van het vergaderen wordt regelmatig bekritiseerd, en niet ten onrechte. Uit het hierboven genoemde onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de aan vergaderen bestede tijd verspild is. De gemiddelde Amerikaanse professional verliest 31 gewerkte uren per maand aan ineffectief vergaderen.

Vergaderdiscipline
Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat teveel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren, de voorzitter de vergadering niet strak genoeg leidt, of omdat het niet voldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. De onderstaande tips helpen bij het goed organiseren van een vergadering.

1) Vergader alleen met mensen die daar een positieve bijdrage aan leveren
Voorkom een Poolse landdag en nodig alleen verantwoordelijken uit met wie effectief besluiten kunnen worden genomen, eventueel aangevuld met mensen die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de uitvoering van besluiten.

2) Vergader alleen als dat nodig is
Zijn er wel onderwerpen om over te vergaderen? Wat gaat er fout als u de geplande vergadering niet houdt? Door alleen te vergaderen wanneer dat nodig is, kunt u veel tijd besparen.

3) Alle vergaderingen moeten heldere doelen hebben

4) Alle vergaderingen moeten een heldere agenda hebben

5) Bepaal de duur van de bespreking van elk agendapunt
U kunt de effectiviteit en de duur van een vergadering verbeteren door per agendapunt het aantal minuten vast te stellen dat er over dat punt wordt gesproken.

6) Verspreid vooraf de agenda en de vergaderstukken
Als alle deelnemers vooraf een agenda en de vergaderstukken hebben ontvangen, kunnen zij beter voorbereid aan de vergadering deelnemen.

7) Plan korte vergaderingen en las pauzes in als dat niet kan
Een gemiddelde deelnemer aan een vergadering verliest al na één à anderhalf uur zijn concentratie. Daardoor daalt na verloop van tijd het niveau. Dit kan voorkomen worden door korte vergaderingen te plannen. Is dat vanwege de lengte van de agenda niet mogelijk, las dan regelmatig pauzes in.

8) Laat vergaderingen op tijd beginnen
Een goed begin is het halve werk. Door stipt op tijd te beginnen wordt het makkelijker om de hele agenda binnen de tijd af te werken. Kom als voorzitter niet zelf te laat.

9) Stel eisen aan de deelnemers
Deelnemers aan de vergadering moeten zich hebben voorbereid, ze moeten op tijd komen, ze moeten tijdens de vergadering kort en bondig, to the point en constructief deelnemen aan de discussie. Treed als voorzitter corrigerend op als een deelnemer niet aan deze eisen voldoet.

10) Laat notulen maken
Wijs iemand aan die het verslag maakt. Overigens zijn volledige notulen niet bij elk type vergadering noodzakelijk. Vaak volstaan een besluitenlijst en een actielijst. Dat voorkomt dat de notulist een lang verhaal moet schrijven en u een lang verhaal moet lezen.

11) Maak een besluitenlijst
Op de besluitenlijst staan alle in de vergaderingen genomen beslissingen.

12) Maak een actielijst
Neem bij elk besluit ook de beslissing wie het uitvoert en wanneer het klaar moet zijn. Leg dit vast in een actielijst. De notulist kan ook één gecombineerde besluiten/actielijst maken, waarbij in kolommen de besluiten staan, wie ze uitvoert en wanneer dit gebeurd moet zijn. De voortgang van de actielijst kan een agendapunt zijn op de volgende vergadering.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl