ABCOUDE - Naarmate uw onderneming groeit, dienen zich nieuwe uitdagingen aan. Zoals het voeren van gesprekken met personeel. In een korte serie over hoe u dergelijke gesprekken voert, vandaag deel 5: het ontslaggesprek.

Eerder verschenen in deze serie:
Deel 1: Zo voert u een sollicitatiegesprek
Deel 2: Zo voert u een functioneringsgesprek
Deel 3: Zo voert u een gesprek over privéproblemen
Deel 4: Zo voert u een slechtnieuwsgesprek

Geen enkele ondernemer zal met plezier een ontslaggesprek voeren. Toch is dit soms noodzakelijk. Hoe voert u zo’n gesprek op een goede manier?

Doelen
Het ontslaggesprek kent drie doelen. Het eerste en belangrijkste doel is het overbrengen van de boodschap: de werknemer wordt ontslagen. Het tweede doel is het opvangen van de emoties van de werknemer. Het derde is het bevorderen van de acceptatie: de werknemer moet begrijpen dat het nieuws definitief is en niet onderhandelbaar.

Voorbereiding
Wanneer u iemand ontslaat dient u zich aan de wet te houden. Zorg er dus voor dat u eerst heeft nagekeken of u alles volgens de regels doet. Past u de opzegtermijn correct toe? Is het personeelsdossier in orde?
Daarnaast verdiept u zich in de redenen van ontslag. Wat is er aan het ontslag vooraf gegaan? Kan hij zijn taakomschrijving niet aan, lukt het hem niet te verbeteren, is er een andere reden bij hem, of ligt de reden bij u, bijvoorbeeld in bezuinigingen? U bereidt u voor op de redenen van ontslag die u aan de werknemer gaat voorleggen.

Twee à drie solide, zakelijke redenen volstaan.
U onderzoekt of u de persoon kan en wil helpen bij het zoeken naar een andere baan. Indien u daar mogelijkheden voor ziet, kunt u dat meenemen in het gesprek.
U denkt na over het karakter van de persoon die u wilt ontslaan. Welke reactie kunt u verwachten? Hoe kunt u daar het beste op anticiperen?
Mogelijk roept het ontslag of het ontslaggesprek ook bij u emoties op. Hoe zit u in het gesprek? Sta hier voor het gesprek bij stil, om verrassingen over uzelf te voorkomen.

Zorg voor privacy
Een ontslaggesprek voert u in een aparte kamer, zonder bijzijn van collega’s en met de deur dicht.

Kom snel ter zake
Het eerste doel van een ontslaggesprek is de boodschap dat de werknemer ontslagen wordt, duidelijk over te brengen. Laat de werknemer het niet zelf ontdekken met vragen als ‘hoe vind je het zelf gaan’. Een ontslaggesprek is niet de gelegenheid om vriendschap te sluiten met de persoon die u ontslaat. Uiteraard vertelt u het netjes, maar draai niet om de hete brij heen. Laat blijken dat uw beslissing definitief is.

Laat de werknemer stoom afblazen
Een ontslag is een emotionele gebeurtenis. Reacties variëren van ongeloof tot woede en van verdriet tot opluchting over duidelijkheid. Vang de werknemer op door te hem te laten praten. Ga niet in discussie en ga niet in op verwijten, alles wat u nu zegt verergert de situatie. Troost de werknemer niet, dat is een rol die niet bij u past als brenger van het slechte nieuws. U luistert en kunt af en toe vragen stellen.

Geef de redenen van het ontslag
U beargumenteert de redenen van het ontslag. Hou dit zo bondig mogelijk, beperk u tot aantoonbare feiten en houd het simpel. Twee á drie solide, zakelijke argumenten moeten volstaan. Speel de bal en niet de man. Redenen die voor u belangrijk zijn kunt u eventueel toelichten. Indien u een argument vaker moet uitleggen, gebruik dan dezelfde woorden opnieuw, zodat er geen ruimte voor een verkeerde interpretatie kan ontstaan. Vermijd ook hier discussie. Eventueel kunt u in een vervolggesprek verder op de redenen ingaan. Wijs de ontslagen werknemer op zijn rechten, bijvoorbeeld een uitkering. Indien u hem wilt helpen, geef dan aan waarmee, bijvoorbeeld het zoeken van een andere baan. Als werkgever kunt u de werknemer een advocaat aanbieden die de zaak voor hem verder behartigt, al is dat tricky voor de werknemer: als werkgever betaalt u immers de advocaat, en deze kan maar één heer dienen.

Afronding
Probeer het gesprek zo goed mogelijk af te ronden. Besteed aandacht aan wat er na het gesprek gaat gebeuren. Wie vertelt het de collega’s? Stelt u de medewerker per onmiddellijk op non-actief of blijft hij nog enige tijd bij u werken? Hoe zit het met de auto, sleutels, toegangspasjes en andere eigendommen van de zaak?
De werknemer wil waarschijnlijk een advocaat raadplegen om zich tegen het ontslag te verweren. Daarnaast moeten er financiële zaken worden geregeld. Maak een vervolgafspraak om een en ander verder te kunnen bespreken.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl