ABCOUDE – Naarmate uw onderneming groeit, dienen zich nieuwe uitdagingen aan. Zoals het voeren van gesprekken met personeel. BusinessCompleet lanceert een korte serie over hoe u dergelijke gesprekken voert. Vandaag deel 1: het sollicitatiegesprek.

Zie ook: Zo voert u een functioneringsgesprek
Zie ook: Zo voert u een gesprek over privéproblemen

Nadat u een vacature heeft geplaatst met daarin de functieomschrijving en de functievereisten, en uit de reacties de meest geschikte kandidaten heeft geselecteerd, is het tijd voor de sollicitatiegesprekken. Alleen, hoe voert u die? Een handleiding.

Deel 1) De voorbereiding

Wie zijn er betrokken?
In het mkb is het meestal de ondernemer zelf die het sollicitatiegesprek voert. Maar twee zien er meer dan één, en het is prettig feedback te hebben. Het is daarom gebruikelijk om, indien mogelijk, het gesprek met twee personen te voeren. De andere betrokkene is doorgaans iemand die de directe leidinggevende of collega van de kandidaat wordt, als hij zou worden aangenomen.

Dat is handig omdat deze dieper in kan gaan op de inhoud van de functie, en een goed beeld kan hebben van de geschiktheid van de kandidaat voor de specifieke functie. Ook kan er zo gekeken worden of het ‘klikt’.

Ruimte en tijdsplanning
Voor sollicitatiegesprekken heeft u een rustige ruimte nodig, zodat u de gesprekken ongestoord kunt voeren. Reserveer die ruimte tijdig. Zorg dat u niet teveel gesprekken op een dag voert, en niet kort na elkaar. Zo kunt u na elk gesprek evalueren met uw gesprekspartner en houdt u ruimte voor een pauze.

Functieomschrijving en sollicitatiebrief
U neemt voor het gesprek de functieomschrijving en de functievereisten door. Daar legt u de sollicitatiebrief en het CV van de kandidaat naast. Waarom vindt u deze kandidaat geschikt? Waarover heeft u twijfels? Welke vragen wilt u de kandidaat stellen? U noteert deze vragen.

Open vragen
Let bij het opstellen van de vragen op dat u waar mogelijk open vragen stelt. Daarmee stimuleert u de sollicitant om meer over zichzelf te vertellen.

Vragenlijst
Sommige vragen zijn in vrijwel elk sollicitatiegesprek nuttig. Hieronder een opsomming van zulke vragen:
• Wat spreekt u aan in deze functie?
• Waarom denkt u dat u geschikt bent voor deze functie?
• Wat wilt u bereiken?
• Wat zijn uw goede eigenschappen?
• Wat zijn uw slechte eigenschappen?
• Hoe gaat u om met conflicten?
• Waarom wilt u weg bij uw huidige werkgever?
• Deze vragenlijst vult u aan met de vragen die voortkomen uit het functieprofiel van uw vacature;
• En met de vragen die bij u opkomen na het lezen van de brief en het cv van de sollicitant.


Deel 2) Het gesprek

Begroeting
Stel eerst de sollicitant op zijn gemak. Dat kunt u doen door te beginnen met een informele opmerking, door iets te vragen over zijn reis en/of een opmerking over het weer. U biedt de kandidaat iets te drinken aan. Daarna komt u ter zake.

Informatie geven over het gesprek
U vertelt hoe u het gesprek gaat voeren en hoe de sollicitatieprocedure is opgezet.

Korte informatie over bedrijf en functie
U vertelt kort over uw bedrijf en de functie. Vertel wat u te bieden heeft, ook qua doorgroeimogelijkheden. De sollicitant kan hier enkele (korte) vragen stellen ter verduidelijking.

Vragen stellen
U stelt vragen aan de kandidaat naar aanleiding van de voorbereide vragenlijst. Zijn brief en cv houdt u daarbij. U maakt aantekeningen van zijn antwoorden. Vraag door als zijn antwoorden u niet duidelijk genoeg zijn.

STAR-methode
Een goed hulpmiddel om tijdens een sollicitatiegesprek een beeld te krijgen van hoe een sollicitant functioneert in zijn werk, is de STAR-methode. Deze wordt veel gebruikt door zowel HR-managers als ondernemers.

Hoe past u de STAR-methode toe?
STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. U vraagt een kandidaat een praktijkvoorbeeld te geven van hoe hij een probleem in zijn werk heeft opgelost.
In de eerste stap, Situatie, omschrijft de sollicitant de concrete situatie die zich voordeed in zijn werk. Hierbij kan het relevant zijn ook de omgeving van de gebeurtenis mee te nemen.
In de tweede stap, Taak, beschrijft de kandidaat welke taken hij op dat moment had. Wat was zijn functie in de situatie, wat werd er van hem verwacht?
In de derde stap, Actie, geeft de sollicitant aan elke actie(s) hij heeft ondernomen om het probleem op te lossen. Hier kunt u de sollicitant vragen er dieper op in te gaan. Wat deed hij precies, waarom deed hij dat zo en hoe verhield zich dat tot zijn takenpakket?
In de vierde stap, Resultaat, komt het eindresultaat aan bod. Wat veranderde er in de situatie? Was zijn oplossing toereikend? Welk effect had de oplossing op zowel anderen als op de sollicitant zelf?

Gelegenheid tot vragen sollicitant
U geeft de sollicitant gelegenheid om vragen te stellen over de functie, uw bedrijf en het gesprek.

Afronden
U rondt het gesprek af en informeert de sollicitant over de volgende stappen in de sollicitatieprocedure. Komt er bijvoorbeeld een tweede gespreksronde, een assessment, wordt er meteen een kandidaat gekozen of gaat u daar nog over beslissen? U geeft aan wanneer de sollicitant volgend bericht van u krijgt.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl