ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren. Deel 5: huisvesting, kinderopvang, goederen, producten uit eigen bedrijf en apparatuur.

Woning
Een werkgever kan aan een werknemer een (dienst)woning ter beschikking stellen. Ook kunnen de kosten van een woning worden vergoed. Maar dan behoort deze verstrekking of vergoeding wel tot het loon.

Inwoning
Maar een vergoeding voor inwoning is onbelast. Het moet wel gaan om inwoning die noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Dit is alleen maar het geval als de vergoeding hoger is dan bepaalde normbedragen. Deze normbedragen zijn te vinden op de site van de Belastingdienst onder de tabel ´Overige vergoedingen en verstrekkingen´.

Maar een ook tijdelijk verblijf in een hotel of aan andere vormen van niet-zelfstandige huisvesting is onbelast. In die situatie is echter meestal sprake van een vrije vergoeding of verstrekking. Maar alleen als de huisvesting niet langer dan twee jaar plaatsvindt buiten de woonplaats van de werknemer.

Verhuiskosten
Vergoedingen voor verhuiskosten behoren in het algemeen tot het loon, maar de werkgever kan voor de verhuiskosten van een werknemer een vrijgestelde vergoeding betalen als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking. Hiervan is sprake als een werknemer meer dan 25 kilometer van zijn werk woont en verhuist om dichter bij zijn werk te gaan wonen.

De werkgever mag een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven van maximaal € 7.750 naast de vergoeding van de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel.

Natuurlijk moet het wel gaan om een verhuizing die voldoende samenhangt met de dienstbetrekking.

Voor het aantonen van voldoende verband met de dienstbetrekking moet in ieder geval aan twee voorwaarden worden voldaan:

1. De werkgever geeft de vergoeding binnen 2 jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing.
2. De werknemer woont meer dan 25 kilometer van het werk en verhuist naar een woning op minder dan 10 kilometer van het werk.

Huisvesting buiten de woonplaats
Ook vergoedingen van huisvestingskosten buiten de woonplaats in verband met het vervullen van de dienstbetrekking, is gedurende maximaal 2 jaar onbelast. Maar hiervoor geldt de zogenoemde 30%-regeling.

30%-regeling
Deze regeling houdt in het kort in dat een werkgever aan bepaalde werknemers, zonder nader bewijs, 30% van het loon inclusief de vergoeding, of 30/70 van het loon exclusief de vergoeding, kan verstrekken als vrije vergoeding voor de extraterritoriale kosten. Voor de uitgebreide beschrijving van deze 30%-regeling kunt u naar de site van de Belastingdienst, onder het kopje: Inhoud van de 30%-regeling.

Huisvesting voor enkele bijzondere groepen werknemers
Er bestaat ook een regeling voor huisvesting, bewassing, energie en water voor enkele bijzondere groepen werknemers. Zo is de verstrekking van huisvesting (waaronder bewassing, energie en water) aan boord van schepen en baggermaterieel, op boorplatforms en in pakwagens van kermisexploitanten onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer van die verstrekking hoger is dan bepaalde normbedragen. Deze normbedragen behoren tot het loon.

Kinderopvang
Tot zover de huisvesting. Over naar de Wet kinderopvang. Deze wet gaat ervan uit dat de overheid, de werknemers en de werkgevers gezamenlijk de kosten voor kinderopvang dragen. De werkgever betaalt de werkgeversbijdrage door een zogenoemde opslagpremie op de premie sectorfonds. In 2009 is deze opslagpremie 0,34%.

De Belastingdienst heeft voor deze premie sectorfonds drie tabellen opgesteld. In deze tabellen is al rekening gehouden met de opslagpremie. De premie sectorfonds, inclusief de opslagpremie, geldt voor alle werknemers voor wie de werkgever deze premie verschuldigd is, ongeacht of zij gebruikmaken van kinderopvang. Als de werkgever zelf de kinderopvang regelt, is de waarde van de verstrekking de waarde van de kinderopvang verminderd met de eventuele werknemersbijdrage.

Producten uit eigen bedrijf
Ook een apart hoofdstuk is de kosten vergoedingen producten uit eigen bedrijf. Als de werkgever aan een werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de bepaalde voorwaarden belastingvrij. Zo mogen de producten niet branchevreemd zijn. Ook moet de vergoeding per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer bedragen. En tenslotte mag de vergoeding in 2009 niet meer dan € 500 zijn.

500 euro
De maximale vrijstelling van € 500 wordt verhoogd met het vrijstellingsbedrag dat de werknemer in de voorgaande 2 kalenderjaren niet heeft gebruikt. In principe moet de werkgever per werknemer bijhouden of het jaarmaximum wordt overschreden. Maar als op basis van onderzoek of ervaringen voor al het personeel (of een te onderscheiden groep) aannemelijk is dat dit niet zal gebeuren, hoeft de werkgever dit niet per individuele werknemer bij te houden.

Kleding
De regeling voor producten uit eigen bedrijf is bijvoorbeeld ook van toepassing als de werkgever een kledingbedrijf heeft, en als de werknemers kleding met korting kunnen kopen die zij verplicht moeten dragen in de winkel.

Geldlening
Daarnaast vallen de kosten voor een geldlening (zoals afsluitprovisie) ook onder de regeling voor producten uit eigen bedrijf. Alleen de geldlening (rente) niet. Als de werkgever echter korting geeft op de kosten van een geldlening voor de eigen woning van de werknemer, is deze korting volledig onbelast. De werknemer moet dan wel een verklaring afgeven dat deze kosten voor de inkomstenbelasting aftrekbaar zouden zijn geweest. De korting telt dan ook niet mee voor het maximumbedrag van € 500.

Apparatuur, gereedschap en instrumenten
Tot slot: vergoedingen voor apparatuur, zoals muziekinstrumenten en gereedschappen horen niet tot het loon. Voor zover het om zakelijk gebruik gaat natuurlijk. Onder apparatuur vallen onder meer ook beeldapparatuur en geluidsapparatuur.

Kostprijs
Dingen die langer dan een jaar gebruikt kunnen worden, met een kostprijs van minder dan € 450 inclusief omzetbelasting, kunt u in 1 keer vergoeden. Als de kostprijs hoger is, komt alleen de afschrijving voor onbelaste vergoeding in aanmerking.

Waarde apparatuur
Als de kostprijs hoger is, kan de werkgever de apparatuur wel in 1 keer onbelast vergoeden. De werkgever moet dan wel met de werknemer afspreken dat hij het privégebruik moet vergoeden. Als de dienstbetrekking wordt beëindigd, zal de werknemer de waarde die de apparatuur op dat moment heeft, aan de werkgever moeten vergoeden.

De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
1- Zo zit dat
2- Kennis, studie, ICT en communicatie
3- De auto
4- Openbaar vervoer en de fiets
5- Van huisvesting tot kinderopvang
6- Van stoelmassage tot vakantieverlof
7- Van sparen tot gouden handdruk
8- Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes
9- Eten en drinken

Jacques de Vos | Businesscompleet