ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of maar gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren. In deel 3: een overzicht van de vergoedingen voor de auto.

Zie ook: Kostenvergoedingen voor uw personeel: zo zit dat (algemeen)

De auto
Er zijn heel veel regelingen en regels voor kostenvergoedingen voor vervoer. In dit artikel beperken we ons tot de eigen auto en de auto van de zaak. In het volgende deel zullen we ingaan op openbaar vervoer, de fiets en andere manieren om te reizen voor het werk.

Vervoer- en reiskosten
Want werknemers moeten nu eenmaal reizen voor (en naar) hun werk. Bijvoorbeeld naar kantoor (woon-werkverkeer), naar klanten (zakelijke reizen) of reizen voor een opleiding die uw werknemer voor zijn werk volgt. Als werkgever kunt u de kosten voor deze reizen vergoeden. Er is veel mogelijk, maar er zijn ook heel veel regels. Die zullen tot in detail in dit artikel aan bod komen. Daar is de Belastingdienst voor.

Reizen met een eigen auto
Voor reizen met een eigen auto gelden in het kort gezegd een vijftal regels. Die regels gaan over:
- de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer,
- de vaste vergoeding,
- de vergoeding totale autokosten,
- de vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen,
- de vergoedingen administreren en bewaren.

Onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer
Als uw werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt voor reizen voor het werk, mag u die werknemer een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer.

Dat mag alleen voor de zakelijk gereden kilometers. Kilometers die door uw werknemer gemaakt worden om bijvoorbeeld eerst een kind naar de crèche te brengen mag u niet onbelast vergoeden. Dat mag ook niet voor kilometers die uw werknemer rijdt om bijvoorbeeld tussen de middag thuis te eten. Deze kilometers zijn ook niet zakelijk. De Belastingdienst heeft op de site een aantal voorbeelden opgesteld.

Vaste vergoeding
Maar u mag ook aan uw werknemer een vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer of voor andere zakelijke reizen die uw werknemer met regelmaat maakt. De hoogte van de vaste vergoeding kunt u baseren op het aantal keer in een jaar dat uw werknemer zijn zakelijke trajecten aflegt, en de lengte van die trajecten. Er zijn door de Belastingdienst twee uitgebreide, maar praktische methodes opgesteld om aan werknemers met een vaste arbeidsplaats een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven: Methode 1 en methode 2.

Vergoeding totale autokosten
Als u een auto aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld (geldt ook voor een leaseauto) dan kunt u afspreken om de totale kosten (inclusief de afschrijving) van de auto te vergoeden.

Vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen
Als u aan uw werknemer afspreekt om meer dan € 0,19 per kilometer te vergoeden, dan is de vergoeding boven die negentien eurocent loon. Zie ook: Bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen.

Vergoedingen administreren en bewaren
De werkgever moet de gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van de werknemer goed bewaren bij de loonadministratie. Voor iedere werknemer moet de werkgever per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden waarvoor de vergoeding is gegeven.

Reizen met een personenauto van de zaak
Als de werkgever aan een werknemer een personenauto ter beschikking stelt, geldt een bijzondere regeling voor het privégebruik. Deze regeling geldt in grote lijnen ook voor het ter beschikking stellen van een bestelauto. Maar – hoe kan het ook anders - voor bestelauto’s zijn er specifieke regels. Op die specifieke regels gaan we in dit artikel niet in. Die regels kunt u vinden op site van de Belastingdienst onder het kopje: Reizen met een bestelauto van de zaak.

In het gedeelte over reizen met een personenauto van de zaak komen op de site van de Belastingdienst heel veel onderwerpen aan de orde. Van het begrip 'personenauto' tot ‘regeling voor privégebruik auto’, van de ‘hoogte privégebruik’ en ‘eigen bijdrage werknemer’ tot ‘privégebruik’ en ‘weinig of geen loon in geld’.

Maar er is veel en veel meer. Van ‘meer dan één auto tegelijk ter beschikking stellen’ tot ‘(collectieve) afspraak over privégebruik met de Belastingdienst’. We tellen bij het hoofdstuk Reizen met een personenauto van de zaak maar liefst 21 subhoofdstukken. Verstandig is daarom als u bijvoorbeeld iets wilt weten over ‘auto’s van de zaak ouder dan 15 jaar’, alleen dat hoofdstuk goed door te nemen.

Parkeergelegenheid
Bij het vergoeden van de kosten voor parkeergelegenheid is het afhankelijk of de werknemer met een eigen auto, of een auto van de zaak reist, welke onbelaste reiskostenvergoedingen de werkgever kan betalen. Bij de eigen auto geldt dat een parkeergelegenheid - die de werkgever bij de plaats van de werkzaamheden verstrekt - onbelast is. Hierbij kunt u denken aan een parkeerkaart voor het parkeren bij een vaste arbeidsplaats of bij het adres van een klant. Dat geldt ook voor de werknemer met een auto van de zaak.

Reiskosten voor periodiek gezinsbezoek
Er zijn ook regels voor reiskosten voor periodiek gezinsbezoek. Reiskostenvergoedingen aan werknemers die in de plaats waar ze werken blijven (bijvoorbeeld op kamers of intern) en die hun gezin bezoeken, worden door de Belastingdienst niet als loon gezien. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor andere zakelijke reizen. Dat wil zeggen dat de werkgever – als de werknemer gebruikmaakt van een eigen vervoermiddel - dus maximaal € 0,19 per kilometer onbelast mag vergoeden. De werkgever mag met de werknemer een vaste kostenvergoeding afspreken.

Tijdelijk ander vervoer door wegwerkzaamheden
Voor tijdelijk vervoer van werknemers bij wegwerkzaamheden geldt een algemene regeling. Voorwaarde is dat het bedrijfsleven en de overheid samen de kosten betalen van dit vervoer. Daarbij moet de overheid meer dan de helft van de kosten betalen. Het vervoer kan met het bestaande openbaar vervoer gebeuren, maar ook met bijvoorbeeld shuttlebussen tussen een station en de arbeidsplaats(en). Het recht op het speciaal georganiseerde vervoer is voor maximaal 24 maanden onbelast voor de loonheffingen. Als de werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt, mag de werkgever deze na het begin van de werkzaamheden maximaal 24 maanden onbelast doorbetalen.

De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
1- Zo zit dat
2- Kennis, studie, ICT en communicatie
3- De auto
4- Openbaar vervoer en de fiets
5- Van huisvesting tot kinderopvang
6- Van stoelmassage tot vakantieverlof
7- Van sparen tot gouden handdruk
8- Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes
9- Eten en drinken

Jacques de Vos | Businesscompleet