ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of maar gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren. In deel 2: een overzicht van de vergoedingen voor internet- en telefoonaansluitingen, computers, cursussen, studie en outplacement.

Zie ook: Kostenvergoedingen voor uw personeel: zo zit dat (algemeen)

Internet- en telefoonaansluitingen
Als uw werknemer voor (slechts) meer dan 10 procent internet en telefoon voor de zaak gebruikt, dan is het vanaf 1 januari 2007 mogelijk voor u als werkgever dit onbelast voor uw werknemer te vergoeden. Dat geldt zelfs ook voor een tweede telefoonaansluiting.

Computers
Voor computers geldt bijna het tegenovergestelde: u mag een computer (en bijbehorende apparatuur) voor u werknemer onbelast vergoeden als uw werknemer de computer voor 90% of meer zakelijk gebruikt. Deze regel geldt al sinds 1 januari 2005. Als de computer meerdere jaren van belang is voor uw bedrijf, mag u (maximaal) het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden. U mag het hele bedrag in een keer onbelast vergoeden of verstrekken als de kostprijs (inclusief omzetbelasting) minder is dan € 450.

Bijbehorende apparatuur
Onder bijbehorende apparatuur (bij een computer) verstaat de Belastingdienst bijvoorbeeld een modem, een printer en een fax. Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst. Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is sprake van loon.

Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een computer die u aan uw werknemer heeft gegeven, moet u de waarde bij het loon rekenen.

Ter beschikking stellen
Maar u kunt ook een computer ter beschikking stellen aan uw werknemer. Dan moet u in het eerste, tweede en derde jaar, 30% van de waarde van de computer bij het loon rekenen. Bij de waarde geldt de waarde vanaf het moment van de eerste ingebruikneming. De bijtelling geldt alleen voor de eerste 3 jaren. Vanaf het vierde jaar mag u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen.

Van cursus tot vakliteratuur
Ook kostenvergoedingen voor cursussen voor uw personeel kunnen vrijgesteld zijn. Uiteraard moet er dan sprake zijn van beroepskosten. Dat kunnen de kosten van excursies en studiereizen zijn, (inclusief de reis- en verblijfkosten), studiekosten die de werknemer maakt om bij te blijven op het vakgebied, of om oude kennis weer op te frissen. Maar dat kan ook gelden voor de kosten van congressen, seminars, symposia en de kosten van vakliteratuur. Het vergoeden of verstrekken van (abonnementen op) dagbladen is ook belastingvrij, als het dagblad tot de vakliteratuur van de werknemer hoort. En zelfs voor autokosten in verband met cursussen, congressen, etc., kan een vrijgestelde vergoeding worden verstrekt tot maximaal € 0,19 per kilometer.

Studie
Ook vergoedingen en verstrekkingen voor een studie of een opleiding die een werknemer volgt behoren niet tot het loon. De Belastingdienst heeft wel 3 voorwaarden opgesteld voor vrijstelling:
- De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
- De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis.
- U hebt de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt.

Gratificaties
De vrijstelling is ook van toepassing als een werknemer de vergoeding voor studiekosten moet terugbetalen. Bijvoorbeeld als hij de studie onderbreekt of als hij onvoldoende studieresultaten behaalt. Gratificaties of premies die u aan de werknemer toekent bij afronding van zijn studie of opleiding, behoren wel tot het loon. Net als vergoedingen voor een studeerruimte en de inrichting ervan.

Ontslag
Soms moet een werknemer bij ontslag de onbelaste studiekostenvergoeding terugbetalen. Die terugbetaling is voor de werknemer geen negatief loon. Als een nieuwe werkgever het terugbetaalde bedrag vergoedt aan de werknemer, mag hij dat onbelast doen in het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrag terugbetaalt.

Outplacement
En tenslotte outplacement. Outplacement is volgens de definitie van de Belastingdienst ‘het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden’. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook sollicitatiekosten. Maar ook een prepensioencursus die vergelijkbaar is met outplacement, kan worden vrijgesteld. Al deze kosten van outplacement kunt u onbelast vergoeden. Ook de verstrekking van outplacementfaciliteiten wordt niet tot het loon gerekend.

De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
1- Zo zit dat
2- Kennis, studie, ICT en communicatie
3- De auto
4- Openbaar vervoer en de fiets
5- Van huisvesting tot kinderopvang
6- Van stoelmassage tot vakantieverlof
7- Van sparen tot gouden handdruk
8- Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes
9- Eten en drinken

Jacques de Vos | Businesscompleet