Bij zakelijke teksten denken ondernemers in de eerste plaats aan drukwerk: aan folders en brochures. En verder aan advertenties, commercials, aan e-mail en aan de bedrijfssite. Maar dat is maar het topje van de ijsberg van de zakelijke communicatie. Elke fax, pakbon of formulier is ook een communicatiemiddel. En al die middelen geven u dus kansen om uw visie en missie te communiceren.

Communiceren met het loonstrookje

Toen ik in loondienst werkte, kreeg ik net als miljoenen andere Nederlandse werknemers elke maand een loonstrookje. Daar stonden allerlei voor mij duistere getallen op, maar gelukkig ook het loonbedrag dat gestort zou gaan worden. De uitdraai werd uitgereikt in een discrete, witte kantoorenvelop met niets anders dan mijn naam erop. Wat een gemiste kansen voor interne communicatie. Het is niet verboden om ‘dankjewel’ of een andere motiverende tekst op het loonstrookje te printen. Of op de envelop. Bij mij had dat zeker gewerkt.

Elke tekst is een kans

Een ander voorbeeld van gemiste kansen is de ondertekening van e-mails. Het is absoluut niet storend voor de ontvanger –geen spam– om onder je e-mailbericht een regel te wijden aan belangrijk bedrijfsnieuws. Of om naar iets nieuws op de eigen website te verwijzen. Een advocatenkantoor kan naar nieuwe wetgeving verwijzen. Een accountantsbureau zou hier een tip over veranderd belastingrecht kunnen plaatsen.

Waar het om gaat is het zien van kansen. Elke zakelijke tekst is een kans om een boodschap over te brengen. De letters op de brievenbus, een offerte, een e-mail, een brief, een factuur, een uitnodiging, het zijn allemaal mogelijkheden.

Formulieren

Is het mogelijk om met elke zakelijke tekst communiceren? Ja! Misschien geldt zelfs wel: hoe saaier het middel, hoe groter de kans. Elk bedrijf heeft mooi drukwerk, een mooie site en een gelikte Powerpoint-presentatie. Daar onderscheidt u zich dus niet mee. Kijk dus naar de meest saaie middelen die u gebruikt: uw formulieren bijvoorbeeld. Formulieren zijn inderdaad misschien wel het meest onderschatte communicatiemiddel. Een gebruiksvriendelijk formulier geeft een duidelijk signaal: dit bedrijf heeft aandacht voor mij. Omgekeerd geldt: een ingewikkeld of onbegrijpelijk formulier roept weerstand op. Door de teksten op uw formulieren duidelijk te schrijven en helder te structureren, maakt u vrienden. En ook op een formulier heeft u ruimte en gelegenheid om uw boodschap te communiceren.

volgende maand: schrijven is schrappen

Het is het meest bekende communicatieadvies: schrijven is schrappen. Tijd is geld en dus is een bondige boodschap effectief. Maar hoe formuleert u een bondige boodschap, die tegelijkertijd recht doet aan wat u te zeggen heeft? Hoe komt u direct to the point, zonder bijzaken verwaarlozen of te vergeten?

Geschreven door Wouter van der Land, tekstschrijver