Om conflicten te voorkomen is het gebruik van Algemene Voorwaarden absoluut aan te raden. Dat zijn uw standaard voorwaarden die gelden bij uw offertes, overeenkomsten en dienstverlening. Er zijn alleen wel voorwaarden die wordt gesteld aan úw Algemene Voorwaarden. Daarom de belangrijkste tips op een rijtje.

Bij het gebruik van algemene voorwaarden stelt de wet bijvoorbeeld twee belangrijke eisen: ze mogen niet onredelijk zijn en u moet uw klant de mogelijkheid bieden de voorwaarden te kennen, door ze ter hand te stellen.

1) Wat zijn algemene voorwaarden
Als we het hebben over algemene voorwaarden, moet u denken aan bijvoorbeeld afspraken over leveringsvoorwaarden en levertijd, regels over (te late) betaling, aansprakelijkheid en garanties. Op BusinessCompleet.nl staan overigens 2 gratis voorbeelden van Algemene Voorwaarden.

2) Het nut van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn heel nuttig, zowel voor u als voor de klant. Als u namelijk algemene voorwaarden gebruikt voor uw overeenkomsten, dan is het voor klanten direct duidelijk onder welke condities u levert, betaalt, verkoopt of inkoopt. Algemene voorwaarden helpen conflicten te voorkomen, omdat de wederzijdse rechten en plichten zijn vastgelegd.

3) Wettelijke eisen aan algemene voorwaarden
De wet stelt twee eisen bij het gebruik van algemene voorwaarden:

1. De voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij.
2. U moet de wederpartij de mogelijkheid bieden de voorwaarden te kennen (informatieplicht).

4) Zwarte en grijze lijst
Om te voorkomen dat u voorwaarden opneemt die onredelijk zijn is er een zwarte en grijze lijst opgesteld. De zwarte lijst bevat bepalingen die verboden zijn. In de grijze lijst staan bepalingen die zich bewegen op de grens van het onredelijke. Bij de grijze lijst moet u zelf kunnen aantonen dat het gebruik (in uw geval) niet onredelijk is.

5) Algemene voorwaarden per branche
Het is belangrijk dat uw algemene voorwaarden nauw aansluiten bij de praktijk binnen uw bedrijf of branche. Er zijn algemene voorwaarden voor allerlei verschillende branches beschikbaar. Bijvoorbeeld voor de Doe het Zelfbranche, voor Makelaars en Thuiswinkels. De voorwaarden voor die verschillende branches zijn beschikbaar (voor leden van de brancheorganisaties) op de website van de SER.

6) Levering aan consumenten
Vaak levert een bedrijf aan consumenten en aan niet-consumenten. Dan is het wel verstandig om aandacht aan dit verschil te besteden bij het opstellen van de algemene voorwaarden. De wet biedt consumenten namelijk meer bescherming dan niet-consumenten. Vraag bij twijfel altijd een jurist om raad.

7) Levering aan niet-consumenten
Ook hier is het belangrijk dat de algemene voorwaarden aansluiten bij uw bedrijf en/of uw branche. En ook hier geldt dat veel brancheorganisaties algemene voorwaarden hebben opgesteld die zijn toegespitst op wat binnen de branche gebruikelijk is. Als u daarnaast ook nog eens diensten levert, is het raadzaam om met deze verschillende activiteiten rekening te houden bij het opstellen van uw algemene voorwaarden.

8) Algemene voorwaarden voor dienstverlening
Bij algemene voorwaarden voor dienstverlening is het gebruikelijk om extra aandacht te besteden aan garantie en aansprakelijkheid. Ook hier hebben veel brancheorganisaties al specifieke algemene voorwaarden opgesteld. U hoeft dus niet het wiel opnieuw uit te vinden.

9) Controle
Maar er is meer: u heeft informatieplicht en er zijn regels voor de toepassing en het deponeren van de algemene voorwaarden. Het lijkt een open deur, maar het is altijd verstandig om uw algemene voorwaarden te laten controleren door een juridisch adviseur. Vooral omdat veel ondernemers met hun Algemene Voorwaarden soms passages opnemen die (in onredelijke mate) niet in het belang van hun klant zijn. Zie hiervoor ook de zwarte en grijze lijst.

10) Informatieplicht
U heeft de plicht om de andere partij een redelijke mogelijkheid te bieden om vóóraf kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. U kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht voldoen, bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden te overhandigen aan de wederpartij, vooraf toe te zenden en/of op de achterzijde van een contract/offerte af te drukken. Op de voorzijde moet dan wel nadrukkelijk verwezen worden naar de voorwaarden op de achterzijde. Voor ondernemers die zakendoen via internet, postorder of telefoon zijn extra regels (koop op afstand).

11) Toepassing van de algemene voorwaarden
Wat gebeurt er nu als twee partijen algemene voorwaarden hanteren bij een overeenkomst? Dan is de richtlijn dat de voorwaarden gelden die het eerst van toepassing zijn verklaard. Ook kan het voorkomen dat een detaillist de voorwaarden van de zwarte en grijze lijst niet mag hanteren tegenover zijn klanten (consumenten), terwijl zijn leverancier deze wel aan hem oplegt. Voor deze gevallen is er ook een regeling opgenomen in de wet. En bent u ondernemer in bijvoorbeeld de detailhandel en horeca, dan heeft u te maken met veel klanten. Dan kunt u goed zichtbaar een bord met algemene voorwaarden plaatsen.

12) Deponeren van algemene voorwaarden 
Deponeren van algemene voorwaarden bij de KvK en/of de rechtbank is niet verplicht, maar kan handig zijn. Het kan handig zijn als bewijs bij een meningsverschil. Het deponeren van algemene voorwaarden bij de KvK kost 18 euro (per gedeponeerde voorwaarde) per kalenderjaar.

13) Wijzigingen van uw Voorwaarden
Als u aanpassingen doorvoert in uw Algemene Voorwaarden die van invloed zijn op de aard van de overeenkomst die u met uw klant heeft afgesloten, dan moet uw klant nadrukkelijk akkoord gaan met de nieuwe versie. Tot die tijd zijn de oude voorwaarden van toepassing.

Jacques de Vos | BusinessCompleet.nl

Wettelijke eisen aan de algemene voorwaarden

Er gelden wettelijke eisen aan algemene voorwaarden bij het zakendoen met consumenten. De voorwaarden mogen niet 'onredelijk bezwarend' zijn voor de consument. De juridische grenzen voor de ondernemer zijn te vinden in de zwarte en grijze lijst. In de zwarte lijst staan bepalingen die verboden zijn.

De grijze lijst bevat bepalingen die zich bewegen op de grens van het onredelijke. Bij deze bepalingen moet u kunnen aantonen dat het gebruik in uw geval niet onredelijk is.

Zwarte lijst
Bij een overeenkomst tussen een gebruiker en een wederpartij (natuurlijk persoon) die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, wordt als onredelijk bezwarend aangemerkt een in de algemene voorwaarden voorkomend beding:

• dat de wederpartij geheel en onvoorwaardelijk het recht ontneemt de door de gebruiker toegezegde prestatie op te eisen;
• dat de aan de wederpartij toekomende bevoegdheid tot ontbinding, zoals deze in afdeling 5 van titel 5 is geregeld, uitsluit of beperkt;
• dat een de wederpartij volgens de wet toekomende bevoegdheid tot opschorting van de nakoming uitsluit of beperkt of de gebruiker een verdergaande bevoegdheid tot opschorting verleent dan hem volgens de wet toekomt;
• dat de beoordeling van de vraag of de gebruiker in de nakoming van een of meer van zijn verbintenissen is te kort geschoten aan hem zelf overlaat, of dat de uitoefening van de rechten die de wederpartij ter zake van een zodanige tekortkoming volgens de wet toekomen, afhankelijk stelt van de voorwaarde dat deze eerst een derde in rechte heeft aangesproken;
• krachtens hetwelk de wederpartij aan de gebruiker bij voorbaat toestemming verleent zijn uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen op een der in afdeling 3 van titel 2 bedoelde wijzen op een derde te doen overgaan, tenzij de wederpartij te allen tijde de bevoegdheid heeft de overeenkomst te ontbinden, of de gebruiker jegens de wederpartij aansprakelijk is voor de nakoming door de derde, of de overgang plaatsvindt in verband met de overdracht van een onderneming waartoe zowel die verplichtingen als de daartegenover bedongen rechten behoren;
•  dat voor het geval uit de overeenkomst voor de gebruiker voortvloeiende rechten op een derde overgaan, ertoe strekt bevoegdheden of verweermiddelen die de wederpartij volgens de wet jegens die derde zou kunnen doen gelden, uit te sluiten of te beperken;
• dat een wettelijke verjarings- of vervaltermijn waarbinnen de wederpartij enig recht moet geldend maken, tot een verjarings- onderscheidenlijk vervaltermijn van minder dan een jaar verkort;
• dat voor het geval bij de uitvoering van de overeenkomst schade aan een derde wordt toegebracht door de gebruiker of door een persoon of zaak waarvoor deze aansprakelijk is, de wederpartij verplicht deze schade hetzij aan de derde te vergoeden, hetzij in haar verhouding tot de gebruiker voor een groter deel te dragen dan waartoe zij volgens de wet verplicht zou zijn;
• dat de gebruiker de bevoegdheid geeft de door hem bedongen prijs binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst te verhogen, tenzij de wederpartij bevoegd is in dat geval de overeenkomst te ontbinden;
• dat in geval van een overeenkomst tot het geregeld afleveren van zaken, elektriciteit daaronder begrepen, of tot het geregeld doen van verrichtingen, leidt tot stilzwijgende verlenging of vernieuwing van meer dan een jaar;
• dat de bevoegdheid van de wederpartij om bewijs te leveren uitsluit of beperkt, of dat de uit de wet voortvloeiende verdeling van de bewijslast ten nadele van de wederpartij wijzigt, hetzij doordat het een verklaring van haar bevat omtrent de deugdelijkheid van de haar verschuldigde prestatie, hetzij doordat het haar belast met het bewijs dat een tekortkoming van de gebruiker aan hem kan worden toegerekend;
• dat ten nadele van de wederpartij afwijkt van artikel 37 van Boek 3, tenzij het betrekking heeft op de vorm van door de wederpartij af te leggen verklaringen of bepaalt dat de gebruiker het hem door de wederpartij opgegeven adres als zodanig mag blijven beschouwen totdat hem een nieuw adres is meegedeeld;
• waarbij een wederpartij die bij het aangaan van de overeenkomst werkelijke woonplaats in een gemeente in Nederland heeft, woonplaats kiest anders dan voor het geval zij te eniger tijd geen bekende werkelijke woonplaats in die gemeente zal hebben, tenzij de overeenkomst betrekking heeft op een registergoed en woonplaats ten kantore van een notaris wordt gekozen;
• dat voorziet in de beslechting van een geschil door een ander dan hetzij de rechter die volgens de wet bevoegd zou zijn, hetzij een of meer arbiters, tenzij het de wederpartij een termijn gunt van tenminste een maand nadat de gebruiker zich schriftelijk jegens haar op het beding heeft beroepen, om voor beslechting van het geschil door de volgens de wet bevoegde rechter te kiezen.    

Grijze lijst
Bij een overeenkomst tussen een gebruiker en een wederpartij (natuurlijk persoon) die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, wordt vermoed onredelijk bezwarend te zijn een in de algemene voorwaarden voorkomend beding dat:

• de gebruiker een, gelet op de omstandigheden van het geval, ongebruikelijk lange of onvoldoende bepaalde termijn geeft om op een aanbod of een andere verklaring van de wederpartij te reageren;
• de inhoud van de verplichtingen van de gebruiker wezenlijk beperkt ten opzichte van hetgeen de wederpartij, mede gelet op de wettelijke regels die op de overeenkomst betrekking hebben, zonder dat beding redelijkerwijs mocht verwachten;
• de gebruiker de bevoegdheid verleent een prestatie te verschaffen die wezenlijk van de toegezegde prestatie afwijkt, tenzij de wederpartij bevoegd is in dat geval de overeenkomst te ontbinden;
• de gebruiker van zijn gebondenheid aan de overeenkomst bevrijdt of hem de bevoegdheid daartoe geeft anders dan op in de overeenkomst vermelde gronden welke van dien aard zijn dat deze gebondenheid niet meer van hem kan worden gevergd;
• de gebruiker een ongebruikelijk lange of onvoldoende bepaalde termijn voor de nakoming geeft;
• de gebruiker of een derde geheel of ten dele bevrijdt van een wettelijke verplichting tot schadevergoeding;
• een de wederpartij volgens de wet toekomende bevoegdheid tot verrekening uitsluit of beperkt of de gebruiker een verdergaande bevoegdheid tot verrekening verleent dan hem volgens de wet toekomt;
• als sanctie op bepaalde gedragingen van de wederpartij, nalaten daaronder begrepen, verval stelt van haar toekomende rechten of van de bevoegdheid bepaalde verweren te voeren, behoudens voor zover deze gedragingen het verval van die rechten of verweren rechtvaardigen;
• voor het geval de overeenkomst wordt beëindigd anders dan op grond van het feit dat de wederpartij in de nakoming van haar verbintenis is tekort geschoten, de wederpartij verplicht een geldsom te betalen, behoudens voor zover het betreft een redelijke vergoeding voor door de gebruiker geleden verlies of gederfde winst;
• de wederpartij verplicht tot het sluiten van een overeenkomst met de gebruiker of met een derde, tenzij dit, mede gelet op het verband van die overeenkomst met de in dit artikel bedoelde overeenkomst, redelijkerwijze van de wederpartij kan worden gevergd;
• voor een overeenkomst als bedoeld in artikel 236 onder j een duur bepaalt van meer dan een jaar, tenzij de wederpartij de bevoegdheid heeft de overeenkomst telkens na een jaar op te zeggen;
• de wederpartij aan een opzegtermijn bindt die langer is dan drie maanden of langer dan de termijn waarop de gebruiker de overeenkomst kan opzeggen;
• voor de geldigheid van een door de wederpartij te verrichten verklaring een strengere vorm dan het vereiste van een onderhandse akte stelt;
• bepaalt dat een door de wederpartij verleende volmacht onherroepelijk is of niet eindigt door haar dood of ondercuratelestelling, tenzij de volmacht strekt tot levering van een registergoed.

(bron: www.kvk.nl)

Advertorial

Je administratie in de helft minder tijd.

ZZP’er? Moe van je maandelijkse administratie? Vanaf nu hoef je nooit meer te mopperen en zuchten! Met UNIT4 Multivers ben je de helft minder tijd kwijt aan je administratie. Probeer het nu 1 maand gratis! Vrijblijvend natuurlijk, maar wedden dat je daarna nooit meer iets anders wilt?